INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – OBCHODNÍ PARTNEŘI

Vážený obchodní partnere,

tímto Vám v souladu s čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – „GDPR“) poskytujeme informace vztahující se ke zpracování Vašich osobních údajů (pokud jste fyzická osoba), případně osobních údajů Vašich pracovníků nebo zástupců („Osobní údaje“).

1. Správce osobních údajů

1.1 Správcem Osobních údajů je společnost Solkind s.r.o., advokátní kancelář, IČO: 28305043, se sídlem Jugoslávská 620/29, 120 00 Praha 2, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 60014 („Správce“).

1.2 Správce lze kontaktovat následujícími způsoby:

a) elektronickou poštou zaslanou na e-mailovou adresu info@solkind.cz, 

b) telefonicky na telefonním čísle +420 222 866 555,

c) poštou zaslanou na adresu sídla Správce, nebo

d) zprávou zaslanou do datové schránky Správce s identifikátorem datové schránky mrzn3bp.

1.3 Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, ale určil osobu odpovědnou za oblast ochrany a zpracování osobních údajů. Touto osobou je ředitel Správce pan Michal Hošek, na kterého se můžete obrátit elektronickou poštou na e-mailovou adresu michal.hosek@solkind.cz, telefonicky na telefonním čísle +420 603 518 009 nebo poštou zaslanou na adresu sídla Správce, k rukám pana Michala Hoška.

2. Účely zpracování a související informace (právní základ pro zpracování, příjemci osobních údajů, doba uložení osobních údajů)

2.1 Účelem zpracování Osobních údajů je plnění povinností podnikatele vůči obchodním partnerům stanovených smlouvou uzavřenou s Vámi. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou (jedná se tedy o právní základ dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pro tento účel budou Osobní údaje sdíleny se zpracovateli Správce – společností TAXPOINT s.r.o. (externí účetní), společností Hello IT a.s. (externí IT) a společností PINYA s.r.o. (externí správce SharePointu) a budou předávány i dalším příjemcům (např. naše banka). Osobní údaje budeme mít pro tento účel zpracování uloženy po dobu trvání naší obchodní spolupráce.

2.2 Účelem zpracování Osobních údajů je také plnění povinností podnikatele během spolupráce s obchodním partnerem stanovených příslušnými právními předpisy. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje (jedná se tedy o právní základ dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Pro tento účel budou Osobní údaje sdíleny se zpracovateli Správce – společností TAXPOINT s.r.o. (externí účetní), společností Hello IT a.s. (externí IT) a společností PINYA s.r.o. (externí správce SharePointu) a budou předávány i dalším příjemcům (např. finanční úřad). Osobní údaje budeme mít pro tento účel zpracování uloženy po dobu trvání naší obchodní spolupráce.

2.3 Účelem zpracování Osobních údajů je dále uchovávání dokumentů a záznamů i po uplynutí doby pro jejich primární použití (tj. archivační povinnost). Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje (jedná se tedy o právní základ dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Přístup k archivovaným Osobním údajům budou mít pouze naši pracovníci a společnost SKART komplex s.r.o., kterou Správce pověřil zpracováním osobních údajů pro tento účel a která provozuje externí archiv, kde budou dokumenty a záznamy uloženy. Pro tento účel budeme Osobní údaje zpracovávat po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

2.4 Účelem zpracování Osobních údajů může být i vedení sporu s Vámi, uplatňování nároků vůči Vám, likvidace škodních událostí atp. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce spočívajících v právu na určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (jedná se tedy o právní základ dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Pro tento účel mohou být Osobní údaje sdíleny se zpracovateli Správce nebo jinými spolupracujícími subjekty (např. pojišťovna Správce, advokátní kancelář nebo advokát zastupující Správce, soud apod.). Pro tento účel budeme Osobní údaje zpracovávat po dobu, kdy je toto zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce (tzn. do uplynutí promlčecí doby případného nároku + 1 rok).

3. Další informace

3.1 Pokud mezi Osobními údaji budou i osobní údaje Vašich pracovníků nebo zástupců, předejte prosím informace uvedené v tomto informačním dokumentu i jim, a to včetně doplnění, že kategoriemi dotčených osobních údajů jsou v jejich případě především jméno, příjmení, pozice, e‑mailová adresa a telefonní číslo a že zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí, jste Vy.

3.2 Správce nebude nikdy předávat Osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii, resp. Evropský hospodářský prostor, nebo mezinárodním organizacím.

3.3 Ve vztahu k Osobním údajům nebude docházet k automatizovanému rozhodování ani profilování.

4. Práva subjektu údajů

4.1 Subjekt údajů (tzn. Vy, případně Vaši pracovníci nebo zástupci) má právo požadovat od Správce přístup k osobním údajům, tzn. právo získat od Správce potvrzení, zda Osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k Osobním údajům a k dalším stanoveným informacím. Dále má právo na opravu nepřesných nebo na doplnění neúplných osobních údajů.

4.2 Pokud je dán jeden z důvodů uvedených v čl. 17 odst. 1 GDPR a zároveň není splněna některá z podmínek uvedených v čl. 17 odst. 3 GDPR, má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů.

4.3 Pokud nastane případ uvedený v čl. 18 odst. 1 GDPR, má subjekt údajů právo na omezení zpracování osobních údajů.

4.4 Subjekt údajů má dále právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účel uvedený v bodě 2.4. tohoto dokumentu. Správce pak nesmí Osobní údaje pro tento účel zpracovávat, pokud subjektu údajů neprokáže závažné oprávněné důvody pro toto zpracování, které převažují nad jeho zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud Osobní údaje nepotřebuje právě pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

4.5 Veškerá zde uvedená práva může subjekt údajů uplatňovat prostřednictvím kontaktů na Správce uvedených v bodě 1.2. tohoto dokumentu nebo kontaktů na odpovědnou osobu uvedených v bodě 1.3. tohoto dokumentu.

4.6 V případě, že se bude subjekt údajů domnívat, že zpracováním Osobních údajů došlo k porušení GDPR, má právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména ve státě jeho obvyklého bydliště, místa výkonu jeho podnikání nebo zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení. Tímto dozorovým úřadem pro Českou republiku je Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz/.

Solkind s.r.o., advokátní kancelář